Programs Assistant, OTI CEIBA Job Listing at Tetra Tech in Guate, Guatemala Department (Job ID 46386)

Description

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

In close coordination with the U.S. Embassy and U.S. Agency for International Development (USAID), the USAID/Office of Transition Initiatives (OTI) Guatemala program's initial goal will be to increase peaceful and productive public participation in the country's democratic reform process. The program will operate primarily through a small grants mechanism and will rely on ongoing analysis of the local context to inform programming. The underlying assumptions, theories, and methodology that guide strategic planning and activity development may evolve over time depending on the shifting context in program areas and lessons the program has learned through implementation. The program's objectives are also subject to change but may include supporting the Government of Guatemala in engaging Guatemalan citizens in ongoing policy reform efforts; and strengthening the Government's ability to demonstrate tangible progress in these efforts.

**Please note: Only Guatemalan citizens are eligible for this position**

Position Summary:

The Program Assistant will provide technical, administrative, and logistical support to the programmatic team and is responsible for monitoring compliance with the requirements and phases of the activity cycle to achieve proper implementation and attainment of results.

Responsibilities:

• Support the Program's technical team in the technical-administrative organization and management of the activities implemented by CEIBA, including logistics.
• Perform administrative and logistical functions that facilitate the coordination of actions of the Program's technical team, channeling the coordination, requirements, processes, and communications necessary to ensure the achievement of the objectives.
• Keep control and file documents, memoranda, meeting minutes, and other files in accordance with the established procedure.
• Support the technical team in the review of milestones against dates and specifications of the contracts.
• Schedule and organize work meetings, both technical and administrative in nature.
• Organize the trips and logistics required to fulfill the scheduled activities, supporting the technical team in filling out travel approval forms, coordinating with administration for transportation and lodging and supporting in the reporting of travel expenses when necessary.
• Support the organization of training events, workshops, seminars, conferences, and others included in the scheduled activities and their logistics.
• Assist in responding to special requests for information, as well as in the frequent submission of reports to USAID/OTI and in context meetings.
• Contribute to updating the project activities database for activity management, including entering activity notes from site visits and other updates on the implementation of activities, as well as keeping a record of the main results, challenges, and lessons learned from the programs, as required.
• Organize, control, and maintain updated physical and digital files of documents and other information materials, maintaining the necessary confidentiality.
• Request and manage office materials and supplies, documents, equipment, and supplies, necessary for the execution of the technical team's activities.
• Perform other functions assigned by the Technical Advisor for Government Commitments, Chief of Party (COP) and Deputy Chief of Party (DCOP).
• Perform other functions that are required within the scope of their attributions.

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

En estrecha coordinación con la Embajada de los Estados Unidos y la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), el objetivo inicial del programa USAID/Oficina de Iniciativas de Transición (OTI) en Guatemala será aumentar la participación pública pacífica y productiva en el proceso de reforma democrática del país. El programa funcionará principalmente a través de un mecanismo de pequeñas subvenciones y se basará en un análisis continuo del contexto local para informar la programación. Los supuestos, teorías y metodología subyacentes que guían la planificación estratégica y el desarrollo de actividades pueden evolucionar con el tiempo dependiendo del contexto cambiante en las áreas del programa y de las lecciones que el programa haya aprendido durante su implementación. Los objetivos del programa también están sujetos a cambios, pero pueden incluir apoyar al Gobierno de Guatemala para involucrar a los ciudadanos guatemaltecos en los esfuerzos de reforma de políticas en curso; y fortalecer la capacidad del Gobierno para demostrar avances tangibles en estos esfuerzos. implementar políticas de reforma basadas en métodos transparentes, participativos y basados en datos.

**Por favor tenga en cuenta que: Solo los ciudadanos/as guatemaltecos/as son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:

El Asistente de Programas será la persona que brinde apoyo técnico, administrativo y logístico al equipo programático y se encargue de dar seguimiento al cumplimiento de los requerimientos y fases del ciclo de actividades para lograr una adecuada implementación y logro de resultados.

Responsabilidades:

• Apoyar al equipo técnico del Programa en la organización y gestión técnico-administrativa de las actividades implementadas por CEIBA, incluyendo temas logísticos.
• Ejecutar funciones administrativas y logísticas que faciliten la coordinación de acciones del equipo técnico del Programa, canalizando las coordinaciones, requerimientos, procesos y comunicaciones necesarias para asegurar el logro de los objetivos.
• Llevar el control y archivo de documentos, memorandos, minutas de reuniones y otros archivos de acuerdo con el procedimiento establecido.
• Apoyar al equipo técnico en la revisión de hitos contra fechas y especificaciones de los contratos.
• Programar y organizar reuniones de trabajo, tanto de carácter técnico como administrativo.
• Organizar los viajes y la logística que requiera el cumplimiento de las actividades programadas, apoyando al equipo técnico en el llenado de formatos de aprobaciones de viaje, coordinación con Administración para el transporte y hospedaje y apoyo en la liquidación de gastos de viaje cuando sea necesario.
• Apoyar la organización de eventos de formación, capacitación, talleres, seminarios, conferencias y otros comprendidos en las actividades programadas y su logística.
• Colaborar en la respuesta a solicitudes especiales de información, así como en la presentación frecuente de informes a la USAID/OTI y en reuniones de contexto.
• Contribuir a la actualización de la base de datos de actividades del proyecto para la gestión de actividades, incluyendo la introducción de notas de actividad de las visitas al sitio y otras actualizaciones sobre la implementación de las actividades, así como llevar un registro de los principales resultados, desafíos y aprendizajes de los programas, según le sea requerido.
• Organizar, controlar y mantener actualizado los archivos físicos y digitales de documentos y otros materiales de información, guardando la confidencialidad necesaria.
• Solicitar y administrar los materiales y útiles de oficina, documentos, equipos y suministros, necesarios para la ejecución de actividades del equipo técnico.
• Desempeñar otras funciones asignadas por la Asesora Técnica para Compromisos Gubernamentales, COP, y DCOP.
• Otras funciones que le sean requeridas en el ámbito de sus atribuciones.

Qualifications:

• Bachelor's degree in political science, social science, administration, or related fields is required.
• Minimum three years of experience in project development and execution and strategic communications, preferably related to public management and government capacity building, is required.
• Experience in project development roles with donor-funded projects is preferable.
• Advanced knowledge of all Microsoft Office programs such as Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook, and FrontPage required.
• Knowledge of the Guatemalan political context, preferably with experience working with political transition programs is preferable.
• Knowledge of program planning and implementation is preferable.
• Ability to maintain confidential information.
• Ability to work under difficult conditions while maintaining safety awareness.
• Ability to work effectively and harmoniously under pressure in a stressful environment and with colleagues from different cultural and professional backgrounds.
• Ability to travel to other project implementation locations and work harmoniously with colleagues from different cultural and professional backgrounds.
• Strong communication, organizational, time management, problem-solving, service-orientation, and interpersonal skills.
• Fluency in Spanish is required. Fluency in English is highly desirable.

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants' and employees' religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please visit Tetra Tech's Disability Assistance Page. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

Project Opportunity

U.S. Teams and Clients

Democracy, Rights, and Governance (International Development)

Requisitos:

• Licenciatura en ciencias políticas, ciencias sociales, administración o campos relacionados es requerido.
• Mínimo de tres años de experiencia en el desarrollo y la ejecución de proyectos y comunicaciones estratégicas, preferiblemente relacionadas con la gestión pública y fortalecimiento de capacidades 
  de gobierno, es requerido.
• Experiencia en funciones de desarrollo de proyectos con proyectos financiados por donantes es preferible.
• Conocimiento avanzado de todos los programas de Microsoft Office como Word, Access, Excel, PowerPoint, Outlook y FrontPage, es requerido.
• Conocedor del contexto político guatemalteco, preferiblemente con experiencia trabajando con programas de transición política es preferible.
• Conocimiento de la planificación e implementación del programa es preferible.
• Capaz de mantener información confidencial.
• Capacidad de trabajar en condiciones difíciles, manteniendo al mismo tiempo la conciencia de seguridad.
• Capacidad para trabajar de forma eficaz y armoniosa bajo presión en un entorno estresante y con colegas de diferentes orígenes culturales y profesionales.
• Capaz de viajar a otros lugares de implementación de proyectos y trabajar armoniosamente con colegas de diferentes orígenes culturales y profesionales.
• Fuerte habilidades de comunicación, organización, gestión del tiempo, resolución de problemas, orientación al servicio, e interpersonales.
• Dominio del Español es requerido. Dominio del inglés es altamente deseable.

MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.

No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.

MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.

Adaptaciones para Personal Discapacitado:

MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, visite la página de asistencia para personas con discapacidad de Tetra Tech. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Oportunidad de Proyecto

Equipos y Clientes U.S.

Democracia, Derechos y Gobernanza (Desarrollo Internacional)

• Organization: 216 MSI